Nakupovanje pisarniškega materiala – morda pa je za tem vseeno več, kot se vam zdi!

2018-05-12 Nakupovanje pisarniškega materiala – morda pa je za tem vseeno več, kot se vam zdi!

Pisarniški material

 

Nakupovanje pisarniškega materiala – morda pa je za tem vseeno več, kot se vam zdi!

Pisarniški material (papir, mape, fascikli, pisala, tonerji in kartuše itd.) je eden izmed stroškov, ki ga ima prav vsaka organizacija, ne glede na to, ali je profitna ali neprofitna, javna ali v zasebni lasti, velika ali mala. To so tiste nepogrešljive stvari, ki nam omogočajo nemoteno opravljanje vsakdanjih nalog.

Danes lahko registratorje, mape, sponke, spenjače in druge pisarniške potrebščine kupimo prav na vsakem koraku. Splet je poln ponudnikov, ki imajo v svojem širokem prodajnem programu tudi pisarniški material in so vam ga pripravljeni dostaviti prav do vaših vrat. Pa tudi, če vas pot zanese v trgovino, veleblagovnico ali nakupovalni center, boste tam zagotovo našli, če nič drugega, lepilo in škarje za papir. Ponudba je res raznolika.

Vseeno pa izbiranje dobavitelja pisarniškega materiala in nakupovanje pisarniških potrebščin ni tako enostavno, kot se morda zdi na prvi pogled. Ali ste vedeli, da podjetja za pisarniški material porabijo med 200 in 1.000 EUR letno na enega zaposlenega? To pa ni več tako zanemarljiv znesek, kajne? In če boste želeli razbremeniti vaš proračun, se boste morali nakupa pisarniških potrebščin lotiti bolj strateško.

Ko boste pripravljali naslednje naročilo pisarniškega materiala, vam bodo morda v pomoč naslednje smernice:

#1: Najprej morate vedeti, kje porabljate denar.

Morda se vam to zdi smešno in samoumevno, vendar v realnosti le malo podjetij natančno ve, kje porabljajo sredstva, ki so namenjena nakupu pisarniškega materiala. Običajno gre za kombinacijo različnih virov: prodajalne na drobno, spletne trgovine, uvozniki oz. dobavitelji. Hiter pregled vaših računov bi vam moral dati odgovor na vprašanje, kje potrošite največji del proračuna za pisarniški material.

Kje kupujete pisarniški material, namreč ne vpliva zgolj na ceno, ki jo plačate zanj. Vedeti morate, da če nakupujete v trgovinah na drobno, to bremeni tudi zaposlene, ker dodatno porabljate njihov dragoceni čas. Prav tako je oseba, ki ste jo poslali po cent ugodnejše svinčnike, izpostavljena nevarnostim, ki bodo v primeru nesreče potencialno bremenile vas. Nenazadnje pa z nakupovanjem po »noro nizkih cenah« sprejemate tudi tveganje glede kakovosti izdelkov.

Vsekakor vam priporočamo, da si za poslovnega partnerja izberete ponudnika, ki je specializiran za dobavo pisarniškega materiala. S tem si boste zagotovili kakovostno podporno storitev, saj specializirani ponudniki neprimerno bolje poznajo produkte, ki jih tržijo, in vam bodo v primeru vprašanj znali svetovati. Prav tako vam bo takšen dobavitelj lahko zagotovil, da boste prišli do kakovostnih artiklov po ugodnih cenah, vam nudil možnost spletnega nakupovanja, kratke dobavne roke, možnost poročanja o vaših nakupih in vodenje vašega računa.

#2: Ugotovite, kaj kupujete.

Naslednji korak je le logično nadaljevanje prejšnjega. Po tem, ko ste ugotovili, kje natančno porabite večino svojega proračuna za pisarniški material, je čas, da ugotovite, kaj kupujete. Ta naloga se začne s tem, da jasno definirate, kaj vse štejete pod pisarniški material.

Vsako podjetje to postavko proračuna definira drugače. Običajno pa med pisarniški material štejemo pogosto uporabljane artikle, kot so papir, tonerji/kartuše, kemični svinčniki, svinčniki, sponke, mape, registratorji in kuverte. Prav tako v ta sklop sodijo tudi pisarniški pripomočki, kot so koši za smeti, spenjači, luknjači, predalniki in odložilne kasete, škarje in noži, pa tudi aparati, kot so uničevalniki (rezalniki) papirja, aparati za spiralno vezavo, aparati za laminiranje, rezalniki papirja in giljotine ter potrošni računalniški artikli (miške, tipkovnice itd.). Nekatera podjetja pa sem prištevajo celo osnovna čistilna sredstva, pripomočke za higieno in kuhinjo.

Ko boste jasno opredelili, kaj vaše podjetje uvršča v strošek pisarniškega materiala, se boste lahko izbiranja produktov lotili na bolj strateški način. Na primer pri artiklih velike porabe je smiselno razmisliti o generičnih izdelkih, ki se v kakovosti ne razlikujejo od razpoznavnih blagovnih znamk, so pa neprimerno cenejši. Prav tako je pri takšnih artiklih smiselno naročati večje količine in se ob tem z dobaviteljem dogovoriti za količinske popuste. Seveda pa vam mora to dopuščati prostor, saj je treba takšno blago tudi ustrezno hraniti do njegove porabe.

Da boste lahko izdelali in razvili vaš nakupovalni profil, si izberite enega dobavitelja, ki vam bo lahko pri tem nudil podporo (posredovanje obdobnih poročil, iz katerih boste lahko razbrali natančne podatke o tem, kaj ste nakupovali, v kakšnih količinah in seveda po kakšnih cenah). S pomočjo vpogleda v vaše nakupovalne navade boste lahko prepoznali vaše nakupovalne vzorce in anomalije.

#3: Pametno načrtovanje osnovnega nakupovalnega seznama.

Da boste lahko bolje upravljali s svojim proračunom za pisarniški material, morate najprej vedeti, kateri artikli sodijo na vaš osnovni nakupovalni seznam. Na osnovni nakupovalni seznam sodijo tisti artikli, ki jih kupujete najpogosteje oz. zanje potrošite največ denarja. Ti izdelki običajno predstavljajo 20 % vseh izdelkov, ki jih kupujete, njihova nakupna vrednost pa dosega kar 80 % vašega celotnega proračuna. Zato je izdelava tega seznama ključna za obvladovanje stroškov pisarniškega materiala.

Dober dobavitelj pisarniškega materiala vam bo pomagal identificirati produkte, ki sodijo na vaš osnovni nakupovalni seznam, in vam za te produkte ponudil tudi ustrezne popuste. Ostale izdelke, torej vse tiste, ki se ne nahajajo na tem seznamu, pa boste kupovali po rednih cenah, v nekaterih primerih celo po cenah, ki so morda višje od maloprodajnih cen. In krajši ko je vaš osnovni seznam, višji bodo popusti. Zato bodite pri izdelavi seznama selektivni. Dobro razmislite, kaj resnično sodi nanj. Pomembno je, da veste, da seznam ni statičen, spreminja se s potrebami vašega podjetja, zato ga je treba enkrat letno prevetriti in po potrebi popraviti ter dopolniti. Dober dobavitelj bo vedno odprt za pogovore o cenovni politiki za vaše podjetje.

#4: Ne lovite najnižjih cen.

Pomembnejše od najnižjih cen pri nakupovanju pisarniškega materiala je obvladovanje celotnega stroška. Kar pomeni, da stroškov ne primerjate na nivoju izdelka, temveč na nivoju osnovnega seznama artiklov oz. osnovne košarice. Tako primerjate cene artiklov v količinah, ki jih potrebujete za svoje nemoteno delovanje. Če boste potrošili manj za izdelke, ki jih najpogosteje uporabljate, ste zmagali v stroškovni bitki. Res je, da lahko za prav vsak izdelek vedno najdete nižjo ceno, vendar se morate vprašati, za kakšno ceno.

Če boste svoj osnovni seznam dobro obvladovali, ste lahko prepričani, da bodo cene vaših najpogosteje uporabljanih artiklov in artiklov, ki predstavljajo največji finančni zalogaj, konkurenčne; s tem bo posledično manjša tudi vaša poraba.

Ko boste naslednjič kupovali pisarniški material, naj vam bodo v pomoč naslednje smernice:

1. Ugotovite, KJE porabite svoj denar. Izpeljite postopek izbire dobavitelja, ki bo podpiral vaša prizadevanja pri optimiziranju nakupovanja pisarniškega materiala.

2. Ugotovite, KAJ kupujete. Definirajte, kaj vse sodi v obseg pisarniškega materiala v vaši organizaciji. Uporabljajte možnosti rednega poročanje, saj vam bo to v pomoč pri obvladovanju porabe.

3. Izdelajte, upravljajte in uporabljate svoj osnovni nakupovalni seznam. Če resnično potrebujete nek izdelek, ga dodajte na svoj osnovni nakupovalni seznam in se pogodite za ustrezen popust.

4. Ne lovite najnižjih cen. Uporabljajte koncept presojanja stroška osnovne košarice. Na ta način si boste prihranili nemalo skrbi in dragocenega časa.

Že res, da se morda na prvi pogled nakupovanje pisarniškega materiala zdi nepomembno in precej enostavno opravilo. Malo bolj podroben pogled pa vseeno pokaže, da lahko s strateškim razmišljanjem tudi na tem področju podjetju prihranite kar nekaj denarja, sebi kar nekaj dragocenega časa, ob enem pa se izognete tveganju slabe kakovosti izdelkov.

Oddajte svoj komentar

Pisarniška oprema Biro Marker | Marker.si

S klikom na opcijo »Prijavite se« soglašam, da sme družba Biro Marker d.o.o. skladno z Izjavo o zasebnosti avtomatizirano obdelovati vse z moje strani posredovane osebne podatke. Podatki se bodo shranili izključno za pošiljanje splošnih novic podjetja in ne bodo posredovani tretjim osebam.